Généralement, le numérique se conçoit sous deux angles :

L'organistion d'une équipe (travail en interne)

Cette approche du numérique renvoit à la notion d'internet collaboratif et à tous les outils destinés à faciliter le travail en groupe. Stockage de documents en ligne, écriture collaborative, partage de tableurs, espaces de discussions en groupe, toutes ces fonctions sont aujourd'hui monnaie courante sur Internet. Là encore nous vous conseillons d'aller sur le site de l'association framasoft (framasoft.org) qui propose gratuitement et sur des logiciels libres, rubrique Free services, un large panel d'outils destinés à améliorer l'efficience d'une équipe projet.

Mais l'outil ne doit venir qu'après un temps de travail avec l'équipe qui doit adopter le ou les outils collaboratifs. Cette réunion a pour trois objectifs :

• identifier les problèmes que rencontrent l'équipe à travailler ensemble. Circulation de l'information, accès aux dernières versions des documents de référence, rapidité des échanges, capacité à se réunir physiquement... c'est à vous de définir collectivement ce qui pénalise le travail en groupe.

• identifier les compétences numériques de chaque membre du groupe. Quelques questions clés peuvent être posées pour y arriver :

  • quels sont les supports numériques dont on dispose chez soi ou au travail (smartphone, ordinateurs portable, fixe...) et les systèmes d'exploitation (Microsoft, Appel, Linux...)
  • la fréquence d'utilisation (tous les jours / une fois par semaine / moins d'une fois par semaine)
  • les actions réalisées en ligne (achat, loisirs, vidéo, messagerie, réseaux sociaux...)

• lister les freins conscients ou inconscients à utiliser de nouveaux outils en ligne pour travailler en groupe. Il est important à ce niveau de les écrire, de les partager collectivement afin de pouvoir y répondre et de faire tomber les fantasmes et les peurs irrationnelles.

Une fois cette réunion (2 heures maximum) tenue, il faut chercher les outils qui répondent aux points listés ci-dessus et organiser une seconde réunion. Cette dernière a pour objectifs :

• de présenter les outils identifiés, leurs caractéristiques, les usages liés et les fonctionnalités associées. Seront listées les réponses apportées aux problèmes identifiés préalablement.
• de choisir l'un de ces outils et de proposer une méthode pour l'intégrer dans ses usages de travail en équipe. Pour y parvenir il faut :
  • lister les usages actuels
  • proposer une organisation pour intégrer l'outil dans son travail avec un référent technique, un point hebdomadaire sur l'utilisation de l'outil collaboratif et un planning présentant les objectifs à atteindre par échéance. Les remarques seront scrupuleusement notées sur un outil de prise de note collaboratif en ligne (type publishwith.me ) afin que tous les membres du groupe puissent y accéder et noter leurs remarques / correctifs.

La valorisation d'un projet (travail en externe)

Ce second axe pour lequel le numérique est très souvent mobilisé renvoie à la création d'affiches, la présence sur les réseaux sociaux, la production de petits films, d'interview ou d'autres supports de communication comme un site internet avec la production de contenus.

La encore la clé de réussite repose sur une réflexion de l'utilisation du numérique dès la première réunion de travail liée au projet.

Comprendre les enjeux du projet, les publics associés et les publics visés par la communication permettent déjà de faire le tri sur les démarches numériques à envisager. Ensuite la stratégie de communication dépend des événements de restitution prévus, des compétences de l'équipe projet et du temps aloué pour mener à bien ce projet.